Kantoorunit tijdens verbouwing: planning, timing en valkuilen
Een verbouwing van je kantoorpand raakt bijna altijd meer dan alleen de bouwkundige planning. Terwijl de aannemer aan het werk is, moeten medewerkers ergens blijven werken. Een tijdelijke kantoorunit op eigen terrein is dan vaak de snelste oplossing, maar alleen als je de planning eromheen op tijd oppakt. Na meer dan 1.000 projecten zien we bij Multihome dat niet de unit zelf de bottleneck vormt, maar de stappen eromheen.
Waarom bedrijven vaak te laat beginnen
Een verbouwingstraject start meestal bij de aannemer en de architect. De vraag waar het personeel ondertussen werkt, komt vaak pas later op tafel, soms pas als de verbouwingsdatum al vaststaat. Op dat moment is een deel van de voorbereidingstijd voor een tijdelijke werkplek al verstreken.
De valkuil zit in de volgorde. Wie de kantoorunit als laatste stap behandelt, loopt een risico. De levering van de unit lukt dan wél op tijd, maar de voorbereiding van het terrein niet. Draai die volgorde om: bepaal zodra de verbouwingsdatum bekend is of er een tijdelijke werkplek nodig is, en betrek je leverancier vroeg.
Wat de doorlooptijd echt bepaalt
De plaatsing van een kantoorunit zelf is bij beschikbare voorraad het snelste onderdeel van het traject. Onze kantoorunits staan geplaatst en aangesloten binnen enkele dagen na akkoord op de opstelling.
De doorlooptijd zit vooral in de voorbereiding. Denk aan de ondergrond en fundering en de aansluiting op stroom, water en data. Valt de unit niet binnen de vergunningvrije maten, dan komt daar een vergunning of melding bij. Ook de inrichting kost tijd: bureaus, vergaderruimte, IT-voorzieningen en een goede internetverbinding horen bij een volwaardige tijdelijke werkplek, niet bij een noodoplossing.
IT-continuïteit: de meest onderschatte factor
Een kantoorunit regelen is één ding, zorgen dat medewerkers er meteen kunnen werken is iets anders. Internetaansluiting, telefonie en toegang tot interne systemen vragen aparte afstemming met je IT-afdeling of leverancier. Plan deze stap gelijktijdig met de bestelling van de unit, niet pas als de unit al op locatie staat. Zo voorkom je een unit die wel klaarstaat, maar nog niet bruikbaar is.
Huren of kopen tijdens een verbouwing
Voor een verbouwing met een duidelijk einde kiest de meeste bedrijven voor huur. De kosten volgen dan de duur van het project en de unit gaat na afloop weer weg. Duurt de verbouwing langer dan verwacht, of blijkt de extra ruimte na afloop toch bruikbaar? Dan is overstappen naar koop een optie om te bespreken met je leverancier.
Veelvoorkomende valkuilen samengevat
De meest voorkomende valkuil is een te late start: pas beginnen met de kantoorunit zodra de verbouwingsdatum al vaststaat. Daarna volgt het onderschatten van de terreinvoorbereiding, met name de nutsaansluitingen. En als derde: IT-continuïteit pas regelen nadat de unit al geplaatst is. Wie deze drie punten vroeg op de planning zet, voorkomt de meeste vertraging.
Veelgestelde vragen
Zodra de verbouwingsdatum bekend is. De plaatsing zelf is snel, maar terreinvoorbereiding en eventuele vergunning kosten tijd die je beter vroeg inplant.
Ja. Huur past goed bij een verbouwing met een duidelijke einddatum. Na afloop halen we de unit weer op.
Dat stem je af met je eigen IT-afdeling of leverancier. Wij leveren de unit gebruiksklaar aangesloten op stroom, water en data-infrastructuur. De koppeling met je systemen regel je zelf of samen met je IT-partner.
Dat hangt af van de afmetingen en locatie van de unit. Past hij binnen de vergunningvrije maten, dan is meestal geen vergunning nodig; anders doorloop je een kort traject dat we vooraf met je checken.
Staat er een verbouwing gepland en wil je op tijd weten wat er kan? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan en we zetten de planning samen op een rij.
